Takt og tone: Email-etikette

Lad os lige se det i øjnene: Selvom det kan synes næsten utænkeligt og helt uforståeligt, så fungerede alting ganske glimrende inden email’en. Forretninger spirede og blev til imperier, folk blev kærester, nationer blev ledet med varierende held (som nu) og store idéer blev til.

Altsammen ‘bare’ via gode gammeldags møder og breve og senere hen også gennem lidt mere moderne hjælpemidler som telefon og fax. Måske det ikke gik helt så hurtigt, men måske det endda var mere effektivt, når alt kom til alt. Men det er en helt anden diskussion.

Summa summarum. Vi skriver og svarer på flere mails end nogensinde før, er stressede som aldrig før og har sværere og sværere ved at få døgnets timer til at slå til og ikke mindst finde ud af, hvornår vi har fri og hvornår vi er på arbejde.

Nærværende indlæg har to formål:

  • At give tips til den gode, korte og effektive mail-korrespondance.
  • At opdrage lidt i forhold til hvad der er god kutyme og opførsel, når du skriver emails.

Begge dele har samme sigte:

  • At vi kan holde fri, når vi har fri, sove når vi skal sove osv. Således at vi kan være de bedst tænkelige medarbejdere, når vi rent faktisk er på arbejde.

Vi må ud over, at det er beundringsværdigt at arbejde overtid/mange timer/sent/tidligt, men i stedet se op til dem, der kan prioritere, nå det de skal og gøre det hele med bravour indenfor den afsatte tidsramme. Om den tidsramme så er realistisk, er igen en anden diskussion, men det er en man må tage med sin arbejdsgiver ;)

Og selvfølgelig er der tidspunkter hvor alt spidser til og der er brug for akut brandslukning. Og der er aftener, hvor man bliver nød til at nå de mails, man ikke nåede i løbet af dagen. Men hvis det er hver eneste aften og hvis det er blevet en vane at du og dine kollegaer og samarbejdspartnere konkurrerer omkring hvem, der svarer på mails hurtigst, senest og tidligst, så er det måske på tide at stoppe op? Man er ikke nødvendigvis den bedste eller mest effektive medarbejder, fordi man altid er tilgængelig.

OG jeg ved godt at I der har børn i institution og skal have hele hente-/bringekabalen til at gå op, bliver nød til at være både kreative og fleksible. Det er slet ikke rettet mod jer, men mere mod en samfundstendens i almindelighed, som jeg synes er kedelig.

Emily Gad guider dig her (med et glimt i øjet) til do’s & dont’s i forhold til hvad der er god takt og tone, når du skriver emails. Og til hvordan jeg gerne så at fremtidens email-etikke så ud.

Lad emailen være en smart kommunikationsform og et godt hjælpemiddel. Ikke en måde at udskyde eller bare bounce ting af på kollegaer og samarbejdspartnere. Og lad os sammen arbejde hen imod, at vi som udgangspunkt holder mails’ne (så længe de er arbejdsrelaterede) indenfor de almindelige kontortider. Også selvom vi kan læse og skrive dem hvorsomhelst og nårsomhelst.

  • Gør det kort. Den nemmeste måde at få svar hurtigt, er at holde det ultrakort. Uanset hvor komplekst dit formål ellers måtte være, så lad som udgangspunkt din mail være så kort, at modtageren kan se slutningen af den, uden at scrolle. Og gerne meget kortere. Forklar præcis hvad du vil/hvad du vil have svar på. Det betyder også, at du med fordel kan skære ned på høflige indledninger, jokes, anekdoter og andre sidespring. Det er tværtimod høfligt, at du har styr på din del, kommer til sagen og ikke stjæler folks tid.
  • Brug emnefeltet. Det er her, du skal skrive akkurat hvad din mail handler om. Kogt helt ned.
  • Dit navn er ikke en show starter, sorry. Lad være med at indlede din mail med “Jeg hedder XXXXX XXXXXXX og …” I så fald har du spildt mailens første, vigtige sætning med info, som udover at være irellevant, formentlig både står i selve din mail-adresse, som afsender længere nede OG i din signatur og derfor er info, man får serveret uanset hvad. Brug i stedet indledningen på at fortælle hvad dit ærinde er :)
  • Punktform. Del gerne emailen op i (få!) punkter for at gøre det ekstra overskueligt for modtageren og nemt at svare på.
  • Vedhæft kun om nødvendigt. Skal du vise et billede af noget eller har du en præsentation, som det er væsentligt at vedhæfte (men hold dig fra dette i indledende mails), så ok. Lad være med at skrive en ultrakort email og så til gengæld vedhæfte læsestof nok til en 3-ugers ferie.
  • Vær præcis. Jvf. første punkt så forklar præcis hvad du vil/hvad du ønsker. Vil du eksempelvis indgå et samarbejde, så kom med akkurate forslag til hvad sådan et kunne indbefatte. Hvis det er dig, der indleder kontakten, er det dit ansvar på forhånd, at have gjort dig lidt tanker om, hvordan et drømmeudfald kunne se ud. Har du brug for et råd eller svar, så spørg kort og præcist osv.
  • Den idéelle email-korrespondance er, hvis I spørger mig, på 3 mails i alt: En forespørgsel – et svar – en bekræftelse. Jeg er helt med på at mange situationer kan kræve mere, men hvis man ellers har været dygtig og præcis i sin forespørgsel, så burde det i rigtig mange henseender være tilstrækkeligt. Det er altså det, du skal sigte efter, når du skriver en mail.
  • En email bør besvares indenfor ca. 24 timer. Hvis den ellers er udformet, så det er overskueligt for modtageren at svare på den. Det betyder at du ikke kan bounce emails af som et maskingevær sent om aftenen og forvente at du således er først i køen næste morgen. Hvis du svarer før er det fint, men folk kan ikke forvente svar time for time.
  • Har du brug for svar med det samme, så overvej om det er vigtigt nok til at skrive en sms eller ringe. Men hold dig indenfor almindelig arbejdstid. Og lad være med at kontakte folk på deres facebook/messenger, Instagram eller lignende.
  • Hvis du som modtager, tjekker og svarer (eller klassikeren; markerer som ulæst for at tage den senere) hver eneste gang du modtager en mail, så er det ret sikkert, at du stort set ikke når andet den dag. Afsæt i stedet nogle dedikerede tidspunkter på dagen (for mig er det morgen og eftermiddag, måske flere gange pr. dag er nødvendigt for dig afhængig af job), hvor du læser og svarer på emails.
  • Det er dit problem, hvis du er for sent ude. Ikke modtagerens. Folk der skriver mails sidst på eftermiddagen og med versaler skriver, at DET ER EN HASTER og at de skal have svar SENEST næste morgen (eller endnu værre skriver fredag eftermiddag og afkræver svar mandag), skal se at få styr på deres egne sager i stedet for at bounce deres egen dårlige struktur og planlægning af på andre.
  • Har du ikke fået svar indenfor et par dage? Løb din indledende mail igennem. Var den kort, præcis og nem at svare på? Eller var den en typisk kandidat til at komme bagerst i køen? Hvis den ellers opfyldte ‘kravene’ så har modtager måske overset den. Prøv at sende den igen. Det kan være fint at blive mindet om en mail. Var den til gengæld lang som et ondt år, så omformulér og send igen.
  • Erkend når mails ikke er nok og et (telefon)møde er en bedre løsning. Men det gælder altså også den anden vej. Mange mange møder kunne fint have nøjedes med at være en email ;)
  • Sidst men ikke mindst. Det er ikke et spørgsmål om liv og død. I alle tilfælde ikke for langt de fleste af os. Det er bare arbejde. Og det kommer fra en der ELSKER sit arbejde og sætter en stor ære i det. Men det er stadig ikke liv og død. Og der er ingen grund til at behandle det sådan.

Er I enige? Uenige? Hvordan ser god email-opførsel og -udformning ud for jer?

Ps. En ret fin artikel om at skrive emails til travle mennesker.

Skriv en kommentar

19 Kommentarer

  1. Kan kun tilslutte mig :)

    Især den med at skrive/svare mails inden for nogenlunde almindelig kontortid. Skal sent glemme en chef, der sendte en mail om et eller andet (ligegyldigt), der sagtens kunne vente, en juledag sidst på eftermiddagen. Det er i mine øjne bare dårlig stil!
    Og i samme boldgade finder man typerne, der mailer sent fredag eller i løbet af weekenden, og som det første mandag morgen spørger, om man har set deres mail. Øh nej, jeg har holdt fri.

    Lidt e-mail- og telefoni-pli finder vej til arbejdspladserne.

    1. I min optik må man gerne sende mails på mærkelige tidspunkter – man skal bare ikke forvente at få svar :)
      Juledag ville jeg nok slet ikke have tjekket min mail, og hvis jeg endelig tjekkede den, ville jeg absolut ikke svare, medmindre det var helt akut.

  2. Enig, enig og enig! Et mareridt er også videresendte mails som har været gennem mange personer, hvor man skal scrolle sig gennem en roman i stedet for at modtage en kort konklusion…

  3. Godt indlæg! Eneste tilføjelse til de 24 timer er op til weekenden, hvor jeg vil sige lidt flere timer, eller hvis afsender har autosvar på.
    Og mht. autosvar synes jeg også, det er god pli at sætte det på, hvis man er på ferie eller ved, at måske får så travlt i nogle dage, at man ikke når at tjekke mails. Det gør også, at man kan slippe for opfølgende mails, hvis man ikke har svaret første gang. :)

  4. Enig i det meste – men jeg er ikke helt enig i det med at man skal begrænse sig til at sende mails inden for kontor tid.
    Jeg har selv et arbejde hvor jeg får rigtig mange emails. Men om de er sendt om aftenen eller i løbet af dagen – det rør mig ikke. Jeg tjekker e-mail morgen/middag/eftermiddag og ikke andre tidspunkter. Så det kan være lige meget for mig, hvornår det har passet min kunde at sende en e-mail. Man skal jo også tænke på at jeg selv har brug for at sende en e-mail i privat regi en gang i mellem og det gør jeg ikke i løbet af min arbejdsdag, men til gengæld derhjemme om aftenen i god ro og mag. Jeg forventer dog ikke derved at min mail kommer først når personen jeg har skrevet til, møder ind næste morgen.
    Mine kunder render også rundt og arbejder om dagen, så jeg har fuldt forståelse for, at det passer dem bedre evt at sende en mail om aftenen.
    Og jeg kan heller ikke se problemet i en chef der sender en e-mail om aftenen – måske man også skal se ind i egne vaner? For jeg kunne gudhjælpemig ikke finde på at tjekke min mail juleaften, så min chef kan skrive nok så tosset han vil – jeg vil slet ikke opdage det.
    Har oplevet at han kan finde på at sende en om aftenen, men han VED jeg ikke tjekker mail når jeg har fri, så derfor gør han det mere mens han husker det han ville sige og selv kan få det ud af hovedet. Om det er forkert skal jeg ikke kunne bedømme – det rør ikke MIG og så længe vi har en aftale om at vi selvfølgelig ikke tjekker mails når vi har fri (selvom jeg kan), så er alt OK.
    Ellers er jeg enig ;)

    1. Helt enig mht private mails. Dem må man skrive i fritiden, de mails jeg tænker på her er arbejdsmails, sorry hvis det ikke er tydeligt.
      Og forstår sagtens dine mail-prioriteringer, det lyder som om du har et godt og afbalanceret forhold til din indbakke :) Det er der desværre bare mange der ikke har og som føler de skal være til rådighed hele tiden. Det er helt bestemt et tveægget sværd, for som du skriver har du jo også ‘opdraget’ din chef til at vide at du ikke tjekker mails når du har fri – netop ved ikke at tjekke mails når du har fri. Godt arbejde, for ja, det går nemlig begge veje :) Klem Emily

  5. Jeg må indrømme, at jeg synes, det er en gave at kunne sende/svare på mails om aftenen, i weekenden og på diverse helligdage. Og jeg har aldrig nogensinde – før dette indlæg – overvejet, at der skulle være noget som helst forkert i det. Det betyder jo ikke, at jeg forventer et svar på det tidspunkt af døgnet eller ugen. Det betyder bare, at det passer bedst ind i mine vaner at gøre det på den måde. Jeg pendler en del frem og tilbage mellem Aarhus og København i aftener og weekender, og derfor er det fantastisk mail-tid. Det handler om den enkeltes vaner og behov. Jeg modtager selv flere mails udenfor ‘normal kontortid’, men det, antager jeg, er fordi, det passer bedst ind i vedkommendes vaner at gøre det på den måde og ikke noget, der bliver gjort for at genere mig :)
    Til gengæld kan jeg anbefale til dem der generes af mails udenfor ‘normal kontortid’, at I på jeres iphones slår den funktion fra, der gør, at et rødt tal viser, hvor mange mails I mangler at læse. Så er man ganske uvidende, indtil man selv frivilligt tjekker det, og det kan faktisk være meget rart :)

    1. I bund og grund må alle jo gøre lige præcis som det fungerer bedst for dem :) Og det lyder som om det er alletiders løsning for dig at bruge din pendlertid på mails. Det havde jeg nok også selv gjort :)
      Det jeg opponerer mod, er at mange føler at de skal være til rådighed hele tiden, føler sig overvældede og til sidst ikke kan navigere i hvornår de skal være på og hvornår de ikke skal være det. Og derfor kun er begge dele halvt.
      Og helt enig mht både at slå det røde tal og diverse notifikationer og push-beskeder fra. Det er virkelig en lifesaver :) Knus Emily

  6. Som studievejleder på universitetet ville jeg ØNSKE flere læste denne guide Emily ? Og så skal jeg selvfølgelig også selv øve mig! Især i det med at overholde arbejdstiderne! Av

  7. Jeg tilslutter mig, at det er god stil så vidt muligt at begrænse sine mails til almindelig kontortid. Det er selvfølgelig rigtigt, at man kan lade være med at tjekke sin mail, når man holder fri, men jeg synes alligevel, at det er stressende med mails, der er tikket ind i weekenden og om aftenen. For mig at se er der en samfundsdiskurs, der hylder det hele tiden at være på og tilgængelig, og hvis man i forvejen oplever dette som et pres og ønsker at prioritere anderledes, kan det godt give dårlig samvittighed med mails i utide – også selvom man først læser dem, når man selv møder på arbejde.

  8. Spot on. Det er sådan et vigtigt emne, som driver mange til vanvid, fordi det kan være svært at navigere i. Særligt som nyuddannet eller ny i et job, hvor man bare gerne vil gøre det hele godt og være klar, når chefen skriver (desværre oftest udenfor kontortid). Jeg tror, det er er spørgsmål om at gennemgå sine vaner i sømmene, så man kommer væk fra de allerdårligste. Det bidrager dette indlæg supergodt til. Så tak for reminderen :)

  9. Jeg har en bekendt, som skriver en masse mails/svar om aftenen, fordi der er ro og fred og ingen forstyrrelser. MEN personen venter med at sende dem til næste morgen klokken 8/9. På den måde kan hun arbejde, når det passer hende, men stadig bidrage til den gode stemning ved ikke at sende på alle mulige mærkelige tider af døgnet. Blot et tip :-)

  10. Jeg vil gerne hente mine børn inden klokken bliver alt mange: Det betyder, jeg også arbejder om aftenen – og sender mails om aftenen. Det betyder dog ikke, jeg forventer, at folk skal svare mig med det sammen.

    1. Det forstår jeg så godt, har også lavet en lille ‘disclaimer’ særligt tiltænkt jer med små børn oppe i teksten :) Knus Emily

  11. Tak for gode inputs – jeg sidder netop med en masse emails for tiden, og har simpelthen bogmærket din post (og den, du linker til nederst) for lige at holde mig selv i ørerne undervejs :-)

  12. Jeg elsker når du kommer med den her type indlæg. Jeg overvejer kraftigt at printe, både denne her og den om, hvornår man må spørge til graviditet, ud og hænge op på mit arbejde.

    Meget meget fine og velformulerede tanker!

    God solskins fredag :)