Lad os lige se det i øjnene: Selvom det kan synes næsten utænkeligt og helt uforståeligt, så fungerede alting ganske glimrende inden email’en. Forretninger spirede og blev til imperier, folk blev kærester, nationer blev ledet med varierende held (som nu) og store idéer blev til.

Altsammen ‘bare’ via gode gammeldags møder og breve og senere hen også gennem lidt mere moderne hjælpemidler som telefon og fax. Måske det ikke gik helt så hurtigt, men måske det endda var mere effektivt, når alt kom til alt. Men det er en helt anden diskussion.

Summa summarum. Vi skriver og svarer på flere mails end nogensinde før, er stressede som aldrig før og har sværere og sværere ved at få døgnets timer til at slå til og ikke mindst finde ud af, hvornår vi har fri og hvornår vi er på arbejde.

Nærværende indlæg har to formål:

• At give tips til den gode, korte og effektive mail-korrespondance.
• At opdrage lidt i forhold til hvad der er god kutyme og opførsel, når du skriver emails.

Begge dele har samme sigte:

• At vi kan holde fri, når vi har fri, sove når vi skal sove osv. Således at vi kan være de bedst tænkelige medarbejdere, når vi rent faktisk er på arbejde.

Vi må ud over, at det er beundringsværdigt at arbejde overtid/mange timer/sent/tidligt, men i stedet se op til dem, der kan prioritere, nå det de skal og gøre det hele med bravour indenfor den afsatte tidsramme. Om den tidsramme så er realistisk, er igen en anden diskussion, men det er en man må tage med sin arbejdsgiver ;)

Og selvfølgelig er der tidspunkter hvor alt spidser til og der er brug for akut brandslukning. Og der er aftener, hvor man bliver nød til at nå de mails, man ikke nåede i løbet af dagen. Men hvis det er hver eneste aften og hvis det er blevet en vane at du og dine kollegaer og samarbejdspartnere konkurrerer omkring hvem, der svarer på mails hurtigst, senest og tidligst, så er det måske på tide at stoppe op? Man er ikke nødvendigvis den bedste eller mest effektive medarbejder, fordi man altid er tilgængelig.

OG jeg ved godt at I der har børn i institution og skal have hele hente-/bringekabalen til at gå op, bliver nød til at være både kreative og fleksible. Det er slet ikke rettet mod jer, men mere mod en samfundstendens i almindelighed, som jeg synes er kedelig.

Emily Gad guider dig her (med et glimt i øjet) til do’s & dont’s i forhold til hvad der er god takt og tone, når du skriver emails. Og til hvordan jeg gerne så at fremtidens email-etikke så ud.

Lad emailen være en smart kommunikationsform og et godt hjælpemiddel. Ikke en måde at udskyde eller bare bounce ting af på kollegaer og samarbejdspartnere. Og lad os sammen arbejde hen imod, at vi som udgangspunkt holder mails’ne (så længe de er arbejdsrelaterede) indenfor de almindelige kontortider. Også selvom vi kan læse og skrive dem hvorsomhelst og nårsomhelst.

• Gør det kort. Den nemmeste måde at få svar hurtigt, er at holde det ultrakort. Uanset hvor komplekst dit formål ellers måtte være, så lad som udgangspunkt din mail være så kort, at modtageren kan se slutningen af den, uden at scrolle. Og gerne meget kortere. Forklar præcis hvad du vil/hvad du vil have svar på. Det betyder også, at du med fordel kan skære ned på høflige indledninger, jokes, anekdoter og andre sidespring. Det er tværtimod høfligt, at du har styr på din del, kommer til sagen og ikke stjæler folks tid.
• Brug emnefeltet. Det er her, du skal skrive akkurat hvad din mail handler om. Kogt helt ned.
• Dit navn er ikke en show starter, sorry. Lad være med at indlede din mail med “Jeg hedder XXXXX XXXXXXX og …” I så fald har du spildt mailens første, vigtige sætning med info, som udover at være irellevant, formentlig både står i selve din mail-adresse, som afsender længere nede OG i din signatur og derfor er info, man får serveret uanset hvad. Brug i stedet indledningen på at fortælle hvad dit ærinde er :)
• Punktform. Del gerne emailen op i (få!) punkter for at gøre det ekstra overskueligt for modtageren og nemt at svare på.
• Vedhæft kun om nødvendigt. Skal du vise et billede af noget eller har du en præsentation, som det er væsentligt at vedhæfte (men hold dig fra dette i indledende mails), så ok. Lad være med at skrive en ultrakort email og så til gengæld vedhæfte læsestof nok til en 3-ugers ferie.
• Vær præcis. Jvf. første punkt så forklar præcis hvad du vil/hvad du ønsker. Vil du eksempelvis indgå et samarbejde, så kom med akkurate forslag til hvad sådan et kunne indbefatte. Hvis det er dig, der indleder kontakten, er det dit ansvar på forhånd, at have gjort dig lidt tanker om, hvordan et drømmeudfald kunne se ud. Har du brug for et råd eller svar, så spørg kort og præcist osv.
• Den idéelle email-korrespondance er, hvis I spørger mig, på 3 mails i alt: En forespørgsel – et svar – en bekræftelse. Jeg er helt med på at mange situationer kan kræve mere, men hvis man ellers har været dygtig og præcis i sin forespørgsel, så burde det i rigtig mange henseender være tilstrækkeligt. Det er altså det, du skal sigte efter, når du skriver en mail.
• En email bør besvares indenfor ca. 24 timer. Hvis den ellers er udformet, så det er overskueligt for modtageren at svare på den. Det betyder at du ikke kan bounce emails af som et maskingevær sent om aftenen og forvente at du således er først i køen næste morgen. Hvis du svarer før er det fint, men folk kan ikke forvente svar time for time.
• Har du brug for svar med det samme, så overvej om det er vigtigt nok til at skrive en sms eller ringe. Men hold dig indenfor almindelig arbejdstid. Og lad være med at kontakte folk på deres facebook/messenger, Instagram eller lignende.
• Hvis du som modtager, tjekker og svarer (eller klassikeren; markerer som ulæst for at tage den senere) hver eneste gang du modtager en mail, så er det ret sikkert, at du stort set ikke når andet den dag. Afsæt i stedet nogle dedikerede tidspunkter på dagen (for mig er det morgen og eftermiddag, måske flere gange pr. dag er nødvendigt for dig afhængig af job), hvor du læser og svarer på emails.
• Det er dit problem, hvis du er for sent ude. Ikke modtagerens. Folk der skriver mails sidst på eftermiddagen og med versaler skriver, at DET ER EN HASTER og at de skal have svar SENEST næste morgen (eller endnu værre skriver fredag eftermiddag og afkræver svar mandag), skal se at få styr på deres egne sager i stedet for at bounce deres egen dårlige struktur og planlægning af på andre.
• Har du ikke fået svar indenfor et par dage? Løb din indledende mail igennem. Var den kort, præcis og nem at svare på? Eller var den en typisk kandidat til at komme bagerst i køen? Hvis den ellers opfyldte ‘kravene’ så har modtager måske overset den. Prøv at sende den igen. Det kan være fint at blive mindet om en mail. Var den til gengæld lang som et ondt år, så omformulér og send igen.
• Erkend når mails ikke er nok og et (telefon)møde er en bedre løsning. Men det gælder altså også den anden vej. Mange mange møder kunne fint have nøjedes med at være en email ;)
• Sidst men ikke mindst. Det er ikke et spørgsmål om liv og død. I alle tilfælde ikke for langt de fleste af os. Det er bare arbejde. Og det kommer fra en der ELSKER sit arbejde og sætter en stor ære i det. Men det er stadig ikke liv og død. Og der er ingen grund til at behandle det sådan.

Er I enige? Uenige? Hvordan ser god email-opførsel og -udformning ud for jer?

Ps. En ret fin artikel om at skrive emails til travle mennesker.